办公室里关于Excel的故事3-条件格式的妙用-编制排班表
作者:Leon 日期:2005-08-21
这天,人事部新来的秘书小C过来找小F,说有一些Excel方面的问题要请教。
小C:“我听小B和小D说你Excel用的倍儿棒,不知道是真是假?我现在正在编制员工下个月的排班表,遇到一些棘手的问题,你帮我看看吧。”
小F:“呵呵,是骡子是马拉出来溜一溜。我随你走一趟。”
小F和小C一起走到小C的办公桌前,小C打开一张Excel表,如图12所示。
图12
![](attachments/month_0508/i200582118550.jpg)
小C:“你看这张表,表头的9-20代表9:00至20:00点,每个单元格是0.5个小时。右边的员工名单是固定的。上班的员工9点至20点之间若是描上颜色,就代表这段时间他当班。我们习惯于将上早(12点前上班)、中(12-16点上班)、晚(16点以后)班的颜色分别标为绿、蓝、黄色。我的前任交接时告诉我她以前都是打出这张表之后用彩笔描的,刚开始分店不多,还不觉得累。可是后来分店一多,她就受不了了。这不,她调走了,轮到我来受苦了。”
小F:“用Excel里自带的描底色功能直接在电子文档里描一下不就行了?”
小C:“没错,我就是这么想的,可是我还想描了描了色之后工时列能自动统计出工时数来。否则,我还是得掰着指头数单元格个数,然后手工录入工时数,想起来都累。”
小F沉思片刻,说道:“Excel里的条件格式完全能够满足你的要求。上早、中、晚三个班次的单元格你可以分别录入1、2、3,然后让Excel的条件格式进行判断对单元格底色自动取色,最后用一个COUNTA函数处理一下就行了。”
小C:“你帮我演示一下呀,从没有用过条件格式功能,COUNTA函数也不熟。”
小F:“首先选中要运用条件格式功能的单元格,然后点击格式/条件格式调出条件格式工具栏,如图13所示。”
图13
![](attachments/month_0508/v200582119133.jpg)
小F:“调出的条件格式工具栏如图14所示。要注意的是Excel条件格式功能限定了只能同时处理3个以内的条件,好在你的班次只有3个,要是再多了,我就要死翘了。”
图14
![](attachments/month_0508/y200582119421.jpg)
小C:“我大致明白了。对条件1,我只需要再点击格式(F)然后进行下一步处理就行了吧。如图15所示。其他的2个条件依次类推即可吧。
图15
![](attachments/month_0508/e200582119826.jpg)
小F:“你真是一点就通啊。”说完小F就贼眉鼠眼的打量起人事部其他的MM来。
小C:“好了。趁你刚才偷看我们部门其他MM的时候,我也偷偷地查了一下Excel自带的帮助文件,原来COUNTA函数是用来计算括号内区域所有非空单元格的个数的。只要我录入了数据,不管是中文、英文还是数值这个函数都会加一个1。所以这个函数求出的值再乘以每个单元格代表的0.5小时,工时数就出来了。如图16所示。”
图16
![](attachments/month_0508/4200582119191.jpg)
小F:“嗯,你一定要记牢了,COUNTA()清点的一定是非空数据。”
小C:“你看看里面这么多杂乱无章的1、2、3数字,打印出来太难看了。呵呵,不好意思,我是完美主义者,你有什么办法解决吗?”
小F低头想了一阵,说到:“有了。我问你,白色的笔写在黑色的纸上很容易分辨,可是黑色的笔写在黑色的纸上你发现得了吗?”
小C想了想,答道:“发现不了。”
小F:“没错,我们就运用这一原理,继续在刚才的条件格式上动脑筋,将文本颜色设成和底色一样就行了。”
小C接着处理了一下,最后完成了最终版本,如图17所示。如果不把鼠标挪到有底色的单元格并留意Fx处的话,是很难发现这个单元格有数据的。
图17
![](attachments/month_0508/7200582119220.jpg)
第一章:Excel也是超级计算器
第二章:巧用三板斧解决多工作表取数问题
小C:“我听小B和小D说你Excel用的倍儿棒,不知道是真是假?我现在正在编制员工下个月的排班表,遇到一些棘手的问题,你帮我看看吧。”
小F:“呵呵,是骡子是马拉出来溜一溜。我随你走一趟。”
小F和小C一起走到小C的办公桌前,小C打开一张Excel表,如图12所示。
图12
![](attachments/month_0508/i200582118550.jpg)
小C:“你看这张表,表头的9-20代表9:00至20:00点,每个单元格是0.5个小时。右边的员工名单是固定的。上班的员工9点至20点之间若是描上颜色,就代表这段时间他当班。我们习惯于将上早(12点前上班)、中(12-16点上班)、晚(16点以后)班的颜色分别标为绿、蓝、黄色。我的前任交接时告诉我她以前都是打出这张表之后用彩笔描的,刚开始分店不多,还不觉得累。可是后来分店一多,她就受不了了。这不,她调走了,轮到我来受苦了。”
小F:“用Excel里自带的描底色功能直接在电子文档里描一下不就行了?”
小C:“没错,我就是这么想的,可是我还想描了描了色之后工时列能自动统计出工时数来。否则,我还是得掰着指头数单元格个数,然后手工录入工时数,想起来都累。”
小F沉思片刻,说道:“Excel里的条件格式完全能够满足你的要求。上早、中、晚三个班次的单元格你可以分别录入1、2、3,然后让Excel的条件格式进行判断对单元格底色自动取色,最后用一个COUNTA函数处理一下就行了。”
小C:“你帮我演示一下呀,从没有用过条件格式功能,COUNTA函数也不熟。”
小F:“首先选中要运用条件格式功能的单元格,然后点击格式/条件格式调出条件格式工具栏,如图13所示。”
图13
![](attachments/month_0508/v200582119133.jpg)
小F:“调出的条件格式工具栏如图14所示。要注意的是Excel条件格式功能限定了只能同时处理3个以内的条件,好在你的班次只有3个,要是再多了,我就要死翘了。”
图14
![](attachments/month_0508/y200582119421.jpg)
小C:“我大致明白了。对条件1,我只需要再点击格式(F)然后进行下一步处理就行了吧。如图15所示。其他的2个条件依次类推即可吧。
图15
![](attachments/month_0508/e200582119826.jpg)
小F:“你真是一点就通啊。”说完小F就贼眉鼠眼的打量起人事部其他的MM来。
小C:“好了。趁你刚才偷看我们部门其他MM的时候,我也偷偷地查了一下Excel自带的帮助文件,原来COUNTA函数是用来计算括号内区域所有非空单元格的个数的。只要我录入了数据,不管是中文、英文还是数值这个函数都会加一个1。所以这个函数求出的值再乘以每个单元格代表的0.5小时,工时数就出来了。如图16所示。”
图16
![](attachments/month_0508/4200582119191.jpg)
小F:“嗯,你一定要记牢了,COUNTA()清点的一定是非空数据。”
小C:“你看看里面这么多杂乱无章的1、2、3数字,打印出来太难看了。呵呵,不好意思,我是完美主义者,你有什么办法解决吗?”
小F低头想了一阵,说到:“有了。我问你,白色的笔写在黑色的纸上很容易分辨,可是黑色的笔写在黑色的纸上你发现得了吗?”
小C想了想,答道:“发现不了。”
小F:“没错,我们就运用这一原理,继续在刚才的条件格式上动脑筋,将文本颜色设成和底色一样就行了。”
小C接着处理了一下,最后完成了最终版本,如图17所示。如果不把鼠标挪到有底色的单元格并留意Fx处的话,是很难发现这个单元格有数据的。
图17
![](attachments/month_0508/7200582119220.jpg)
第一章:Excel也是超级计算器
第二章:巧用三板斧解决多工作表取数问题
[本日志由 Leon 于 2006-02-14 08:19 PM 编辑]
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