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办公室里关于Excel的故事3-条件格式的妙用－编制排班表

作者:Leon 日期:2005-08-21

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这天，人事部新来的秘书小C过来找小F，说有一些Excel方面的问题要请教。

小C：“我听小B和小D说你Excel用的倍儿棒，不知道是真是假？我现在正在编制员工下个月的排班表，遇到一些棘手的问题，你帮我看看吧。”

小F：“呵呵，是骡子是马拉出来溜一溜。我随你走一趟。”

小F和小C一起走到小C的办公桌前，小C打开一张Excel表，如图12所示。

图12

小C：“你看这张表，表头的9-20代表9:00至20:00点，每个单元格是0.5个小时。右边的员工名单是固定的。上班的员工9点至20点之间若是描上颜色，就代表这段时间他当班。我们习惯于将上早（12点前上班）、中（12-16点上班）、晚（16点以后）班的颜色分别标为绿、蓝、黄色。我的前任交接时告诉我她以前都是打出这张表之后用彩笔描的，刚开始分店不多，还不觉得累。可是后来分店一多，她就受不了了。这不，她调走了，轮到我来受苦了。”

小F：“用Excel里自带的描底色功能直接在电子文档里描一下不就行了？”

小C：“没错，我就是这么想的，可是我还想描了描了色之后工时列能自动统计出工时数来。否则，我还是得掰着指头数单元格个数，然后手工录入工时数，想起来都累。”

小F沉思片刻，说道：“Excel里的条件格式完全能够满足你的要求。上早、中、晚三个班次的单元格你可以分别录入1、2、3，然后让Excel的条件格式进行判断对单元格底色自动取色，最后用一个COUNTA函数处理一下就行了。”

小C：“你帮我演示一下呀，从没有用过条件格式功能，COUNTA函数也不熟。”

小F：“首先选中要运用条件格式功能的单元格，然后点击格式/条件格式调出条件格式工具栏，如图13所示。”

图13

小F：“调出的条件格式工具栏如图14所示。要注意的是Excel条件格式功能限定了只能同时处理3个以内的条件，好在你的班次只有3个，要是再多了，我就要死翘了。”

图14

小C：“我大致明白了。对条件1,我只需要再点击格式(F)然后进行下一步处理就行了吧。如图15所示。其他的2个条件依次类推即可吧。

图15

小F：“你真是一点就通啊。”说完小F就贼眉鼠眼的打量起人事部其他的MM来。

小C：“好了。趁你刚才偷看我们部门其他MM的时候，我也偷偷地查了一下Excel自带的帮助文件，原来COUNTA函数是用来计算括号内区域所有非空单元格的个数的。只要我录入了数据，不管是中文、英文还是数值这个函数都会加一个1。所以这个函数求出的值再乘以每个单元格代表的0.5小时，工时数就出来了。如图16所示。”

图16

小F：“嗯，你一定要记牢了，COUNTA()清点的一定是非空数据。”

小C：“你看看里面这么多杂乱无章的1、2、3数字，打印出来太难看了。呵呵，不好意思，我是完美主义者，你有什么办法解决吗？”

小F低头想了一阵，说到：“有了。我问你，白色的笔写在黑色的纸上很容易分辨，可是黑色的笔写在黑色的纸上你发现得了吗？”

小C想了想，答道：“发现不了。”

小F：“没错，我们就运用这一原理，继续在刚才的条件格式上动脑筋，将文本颜色设成和底色一样就行了。”

小C接着处理了一下，最后完成了最终版本，如图17所示。如果不把鼠标挪到有底色的单元格并留意Fx处的话，是很难发现这个单元格有数据的。

图17